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オフィス文書の電子化サービス業者の選び方

入力中の女性

オフィスの電子化を行う場合、ほとんどの会社では書類などの電子化を外部の専門業者に委託することになります。
大量の書類などを電子化することになりますから費用も気になる部分ですが、機密文書などを任せることのできる体制が整っているかどうかも重要な点となります。
信頼できる業者かどうか見分けるためにはいくつか注意しておくべき点があります。
まず書類などの電子化の専門業者かどうかをよく確認しておきます。書類のスキャニングの仕上がりの質はもちろんですが、実際の運用を視野に入れたデータ作成など、完成度の高さは専門業者が一番です。

文書情報管理のプロである文書情報管理士が在籍しているかどうかも重要な点です。
この資格は社団法人日本画像情報マネジメント協会(JIIMA)が認定する資格なので、より効率的な電子化を行た目には欠かせない部分です。
機密文書の取り扱い方やっ体の条件を満たせば、電子データを原本として扱えるe-文書法への対応もこの資格保持者がいれば安心です。
機密文書を含めたオフィスの書類一式を扱うことになりますから、設備や社員教育などを含めたセキュリティ体制がしっかりしているかどうかも大切な部分です。
機密文書などを扱う専用のスキャニングルームや、入退室の管理、監視カメラの設置状況などを確認しておきます。
実際の作業現場を見せてもらうのもよい方法です。
会社の大切な書類を電子化するわけですから、信頼できる業者を選ぶように注意ましょう。