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文書電子化を活用

封印した書類

文書は一般的に紙ベースのものが多いです。
しかし、紙ベースのものは不特定多数の人に気軽に見られてしまったり、コピーをされて持ち出されてしまうと無限に広がっていってしまいます。
その文書が、機密文書であったときに、個人であれ企業であれ、大きな損害を被っていまう可能性があるのです。
そういったときに、電子化した文書を活用するという方法があります。電子化をすると、まずその内容を見るためにはログインと言った形で誰がいつ、何のためにといった具合に記録することができます。
これだけでも気軽に持ち出すということはしにくくなります。

また、何枚印刷したということも記録として残ってしまうと適正利用時以外に使いづらくなります。
これは機密文書を扱うときには非常に大きな効果になるわけです。
また、電子化したものを見るときに、パスワードなどを設定しておけば、パスワードのわからない人にはまったく目を通されるものがなくなり、機密文書を適正に管理できることになります。
機密文書のための効果だけでなく、電子化することでいろいろな効果が期待できます。

ペーパーレスになることで、印刷物の減少による印刷経費削減につながります。インク代や紙代を節約できるわけです。
さらには、ファイルの削減、ファイル整理と言った整理整頓する必要がなくなるため、無駄な時間を割く必要がなくなり、本来必要な事業に集中して取り組むことのできるといった効果も生まれます。

文書の電子化の注意点

これから電子化する

機密文書を電子化するにあたって、セキュリティ上の注意点が幾つかあります。
ひとつは機密文書ファイルの保管先を、フォルダとして別に格納することです。
格納先のフォルダそのものに隠し属性やアクセス制限をつけておけば、通常のファイルと混同しなくなるので、うっかり機密文書にアクセスしてしまうといった事故は未然に防げます。
アドミニストレーター権限のあるユーザーだけがアクセスできるフォルダなどに設定しておけば、さらに確実性が高まります。

ふたつめは電子化する際に暗号化も同時に施しておくことです。この暗号化の解除のキーワードは完全に別のルートで管理しておくことが推奨されます。
同じルートで見つけられてしまうようでは意味がないからです。
サーバなどにはキーワードは保管せず、キーワードのみは紙媒体で保管したり、定期的に変更したりするなどの措置をしておくことで安全性はさらに増します。

さらに機密文書をスキャニングする際にOCRで文字認識する精度の高さにも注意が必要です。内容が重要であるからこそ機密に指定されている以上、中身が間違った文章で電子化されたりしては元も子もありません。
特に文書の分量が多いと見過ごされがちですが、電子化するための文字認識を自動に頼りすぎず、中身が間違っていないかのチェックを同時並行して進めていくようにしないと、間違ったままで元データの紙を廃棄処分してしまっては、もう元データの復元ができなくなるかもしれないのです。